Automatisiertes Gutschriftverfahren für den TÜV Süd

Automatisiertes Gutschriftverfahren für den TÜV Süd

Der Nutzen der individuellen Software für den TÜV Süd ist es, die Kosten der Kreditorenabrechnung zu minimieren. 

Der Use Case lässt sich daher wie folgt beschreiben.

Standardvorgehen bei Dienstleistungsbezug

Das Standardvorgehen „Dienstleister stellt Rechnung, Kunde zahlt Rechnung“ bringt einige aufwändige Aufgaben mit sich.

  • Der Dienstleister erstellt für die erbrachte Leistung eine Rechnung.
  • Fehlende Auftragsbestätigungen oder mündliche Absprachen können zu strittigen Posten führen.
  • Der Kunde wiederum prüft und erfasst die eingehende Rechnung.
  • Beide Seiten müssen die Rechnungsposten kontieren und bei Sammelrechnungen ggfs. aufteilen.
  • Strittige Posten können dazu führen, dass komplette Rechnungen nicht bezahlt werden.

Die Basis des automatisierten Gutschriftenverfahrens

Beim automatischen Gutschriftenverfahren wird die Rechnungsstellung auf den Kunden verschoben. Der Kunde hat die Abrechnung der erbrachten Dienstleistung in der Hand und stößt diese selbst an.

Dies geschieht buchhalterisch in der Form einer Gutschrift des Kunden. Diese Gutschrift ersetzt somit abrechnungstechnisch die Rechnung des Dienstleisters (§14 Abs. 2 Satz 3 UStG).

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Kernnutzen des automatisierten Gutschriftenverfahrens

Beide Seiten ersparen sich Rechnungszuordnung und Rechnungskontrolle. Der Dienstleister spart sich die Rechnungsstellung und verschlankt seine Debitorenabteilung.

Der Kunde spart sich die Prüfung der Rechnungseingänge und die Zuordnung zu den entsprechende Vorgängen, verschlankt also seine Kreditorenabteilung. Die Rechnungsprüfung ergibt wesentlich weniger Preisabweichungen.

Das automatisierte Gutschriftenverfahren ist nur so gut wie das System dahinter

Typischerweise ist ein starkes Vertrauensverhältnis zwischen dem Dienstleister und dem Kunden notwendig, da die Prozesshoheit auf den Kunden übergeht.

Bei der Einführung eines automatischen Gutschriftensystems ist es notwendig, dass die individuellen Prozesse der Auftragsbearbeitung und Faktura zwischen Kunden und Dienstleister berücksichtigt und rechtskonform im System abgebildet werden.

Im Idealfall werden die vor- und nachgelagerten Systeme beider Parteien mit dem Gutschriftensystem über Schnittstellen verknüpft. Auf diese Weise wird die maximale Effizienz erreicht und doppelte bzw. überflüssige Arbeitsschritte reduziert oder sogar ganz entfernt.

Keine Regel ohne Ausnahme

In der täglichen Auftragsbearbeitung finden Vorgänge wie Auftragsabbrüche, Änderungen des Auftragsinhalts, Erweiterung von Aufträgen, etc. statt. Diese Fälle werden im eingesetzten System verarbeitet.

Jede Änderung eines Auftrags findet im System statt und wird unveränderlich gespeichert. Diese Änderungen sind für den Dienstleister und den Kunden einzusehen. Somit bleibt jeder Auftrag mit seiner gesamten Historie für beide Seiten transparent und nachvollziehbar.

Entsprechend werden strittige Punkte einzelner Positionen von vornherein vermieden.

Als Ergebnis werden weitere Prüfungen überflüssig und der komplette Abrechnungsvorgang dadurch wesentlich effizienter. Das System ordnet auf beiden Seiten die Vorgänge (Aufträge bzw. Auftragspositionen) zu den vorher bereits festgelegten Kostenstellen automatisch zu.

Eine manuelle Zuordnung ist nicht mehr nötig.

Für den Kunden und den Dienstleister steht im System die Übersicht über alle Aufträge zur Verfügung. Umfangreiche Sortier- und Filtermöglichkeiten sorgen für den notwendigen Überblick und stellen jedem Benutzer genau die Ansicht zur Verfügung, die für seine Aufgabe benötigt wird. 

Offene Aufträge, Bearbeitungsstatus, erfolgte und ausstehende Gutschriften sind immer live einzusehen.

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