Prozessoptimierung ist für viele Unternehmen ein Garant für mehr Produktivität und Effizienz. Laut einem McKinsey-Bericht könnten zum Beispiel 60 % aller Angestellten weltweit dank Prozessoptimierung 30 % ihrer Zeit einsparen - eine beeindruckende Zahl. In unserem heutigen Blogartikel möchten wir Ihnen heute daher drei Beispiele erfolgreicher Prozessoptimierung vorstellen. 

Besseres Workflow-Management

In diesem Beispiel werfen wir einen Blick auf ein Unternehmen, das Probleme mit seinen Marketingteams hatte, eine lokale Werbekampagne durchzuführen, um von den örtlichen Gegebenheiten zu profitieren. Beispielsweise sollte im November eine Werbekampagne in der Schweiz durchgeführt werden, die aber zum gleichen Zeitpunkt in Österreich und Deutschland nicht stattfinden durfte.

Darüber hinaus existierte eine zentrale Marketingabteilung, die grünes Licht für jede einzelne Werbeaktion geben würde. Sie stellte auch sicher, dass die in der Schweiz angebotene Werbeaktion nicht im Widerspruch zu der in Deutschland und Österreich stand. 

Die Geschäftsprozesse wurden mit E-Mails und komplizierten Excel-Tabellen durchgeführt, um alle Werbekampagnen der regionalen Marketingteams im Auge zu behalten. Das ganze Team litt unter der langsamen Genehmigung durch die zentrale Marketingabteilung.

Im Zuge der Prozessoptimierung wurde ein System geschaffen, das es verschiedenen Regionen ermöglichte, Ideen für Werbekampagnen auszutauschen. Durch ein Rechte- und Rollenkonzept durften die Beteiligten zudem nur die ihnen zugewiesenen Aufgaben einsehen und ihre Zustimmung geben. Das System sendet auch Benachrichtigungen, die das Marketingteam anweist, wenn es etwas Wesentliches zu tun gibt. 

Dank des Systems gelang es, Geschwindigkeit in den Genehmigungsprozess hereinzubringen und eine vollständige Übersicht der Kampagnen sowie ihre KPIs darzustellen. Durch die Übernahme dieses Geschäftsprozesses gewann das Unternehmen an enormer Produktivität.

Menschliche Fehler minimieren

Ein Transportunternehmen litt unter den Fehlern der eigenen Mitarbeiter. Die Fahrer hatten beispielsweise nicht die Möglichkeit, alle Kundeninformationen automatisiert zu erhalten und mussten ihre Arbeitszeiten manuell erfassen. Darüber hinaus mussten die gesammelten Informationen per Telefon oder Fax der Zentrale mitgeteilt werden, um sie manuell in die Geschäftsbücher einzutragen und von dort aus weiterzuverarbeiten.

Wie Sie sich vorstellen können, war der gesamte Geschäftsprozess äußerst zeitaufwändig und fehleranfällig. So kam es häufig zu Hörfehlern am Telefon, was schließlich zu falschen Eintragungen in den Geschäftsbüchern und Problemen bei der Abrechnung führte. 

Mit der Implementierung einer Individualsoftware konnten die menschlichen Fehler deutlich minimiert und der Workflow erheblich verbessert werden. Jeder Fahrer hat nun ein Tablet mit vorinstallierter App zur Verfügung, um alle Daten sofort an die Zentrale weiterleiten zu können. 

Die App bringt insgesamt eine enorme Produktivitätssteigerung, indem sie die Funktionen der einfachen Erfassung von Kundeninformationen sowie die automatische Verfolgung der Arbeitszeiten der Fahrer ermöglicht.

Wettbewerbsvorsprung ermöglichen

Ein Dienstleister für professionelle Fahrzeugaufbereitung wollte sich einen Wettbewerbsvorsprung durch die Umsetzung optimaler und individueller Geschäftsprozesse verschaffen. 

Mit einer Individualsoftware ist es gelungen, den Partnern des Unternehmens ein digitales Auftragsmanagement zur Verfügung zu stellen. Dank der digitalen Auftragserfassung, -bearbeitung und -kontrolle konnten Fehlerquellen eliminiert und der ganze Prozess enorm beschleunigt werden.

Als weiteren Wettbewerbsvorteil wurde die Abbildung individueller Kundenpreislisten geschaffen. Durch das neue System ist eine merkliche Einsparung von Kosten möglich geworden, die an den Kunden weitergegeben werden kann. 

Die Kunden sind mit der neuen Lösung sehr zufrieden und das Unternehmen konnte seinen Kundenstamm sogar erweitern.

Drei Beispiele erfolgreicher Prozessoptimierung

Wie Sie sehen können, kann fast jeder Prozess in einem Unternehmen Optimierungspotenzial aufweisen. Egal ob Sie Ressourcen wie zum Beispiel in Form von der Zeit Ihrer Mitarbeiter einsparen, menschliche Fehler eliminieren oder effizienter arbeiten wollen: All das und noch viel mehr ist möglich.

Durch die Automatisierung von Routineprozessen können Sie zum Beispiel Ihre Gesamtleistung beschleunigen und gleichzeitig Ressourcen und Mitarbeiter anderweitig zuweisen, um Ihren Anforderungen besser gerecht zu werden. Gleichzeitig können Sie Ihre Produktqualität verbessern sowie die Gesamtleistung Ihrer Anlagen steigern.

Falls auch Sie Ihre Unternehmensprozesse optimieren möchten und nach dem richtigen Partner für die Umsetzung Ihrer Ideen suchen: Die new direction GmbH steht Ihnen mit ihrer ganzen softwaretechnischen Expertise zur Verfügung. Kontaktieren Sie uns gern unverbindlich für weitere Informationen.