Haben Sie sich jemals die Frage gestellt, ob die Prozesse in Ihren Unternehmen mit maximaler Effizienz funktionieren? Effizienz wirkt sich schließlich direkt auf die Produktivität der Mitarbeiter aus, die diese Prozesse nutzen. Oder ist Ihnen bereits bewusst, dass hier Optimierungspotenzial vorhanden ist? In diesem Fall ist Prozessoptimierung das Richtige für Sie.

Während alte Prozesse durch Prozessoptimierung besser werden, bestehen gute Chancen, dass Sie auch neue Prozesse entdecken und standardisieren können. In gewisser Weise hilft Ihnen die Prozessoptimierung also, Ihr eigenes Geschäft besser zu verstehen. 

In diesem Blogartikel möchten wir Ihnen fünf einfache Schritte verraten, wie Sie verbesserungswürdige Prozesse identifizieren und optimieren können. 

Schritt 1: Beobachten

Versuchen Sie im ersten Schritt problematische Prozesse zu identifizieren. Einige der Merkmale dieser Prozesse sind, dass sie langsam, überladen, nicht funktionsfähig oder mit zu vielen Engpässen verbunden sind. Wenn Sie diese Merkmale in einem Ihrer Prozesse finden, sollten Sie diesen Prozess genauer unter die Lupe nehmen.

Schritt 2: Finden Sie eine konkrete Problematik

Haben Sie in Schritt 1 einen Prozess identifiziert, geht es nun darum, die konkrete Problematik im Prozess herauszufinden. 

Nun stehen Sie vor der Herausforderung zu verstehen, warum Ihr Prozess nicht so gut funktioniert wie er eigentlich gedacht war. Zerlegen Sie den Prozess in seine kleinsten Details und gehen Sie das Ganze schrittweise durch. Einige Probleme werden Sie sofort identifizieren können - bei anderen müssen Sie wiederum tiefer graben, um zu verstehen, warum an der Stelle nichts so funktioniert wie es sollte.

Schritt 3: Lösungen finden

Überlegen Sie, wie die gefundenen Probleme gelöst werden können. Hier kann es sich lohnen, externe Berater mit ins Boot zu holen, die Erfahrung mit Prozessoptimierung haben. Sie bringen einen frischen Blick von draußen mit und dadurch können sich ungeahnte Möglichkeiten ergeben, an die Sie vielleicht noch gar nicht gedacht haben.

Viele Unternehmen setzen zum Beispiel darauf, ihre Prozesse mit Hilfe von Software zu optimieren. Dies könnte auch eine gute Lösung für Sie sein. In diesem Fall wird eine Prozessoptimierungssoftware extra für Ihr Unternehmen und an den individuellen Prozess angepasst entwickelt. 

Schritt 4: Lösungen implementieren 

Haben Sie Lösungen gefunden, können Sie diese nun implementieren. Manchmal helfen selbst kleinste Verbesserungen, um einen Prozess zu optimieren. Bei der Umsetzung der Lösung ist es jedoch entscheidend, alle Beteiligten in die Prozessoptimierung einzubeziehen.

Haben Sie sich für eine Prozessoptimierungssoftware entschieden, wird diese zunächst entwickelt und danach in Ihrem Unternehmen eingeführt.

Schritt 5: Überwachen

Jetzt wird es spannend: Wie gut macht sich der optimierte Prozess in der Praxis? Analysieren Sie seine Leistung. Vergleichen Sie dabei die quantitativen und qualitativen Faktoren mit dem früheren Verfahren. 

Notieren Sie alle Vor- und Nachteile, die Ihnen auffallen. Nicht jeder optimierte Prozess ist von Anfang an perfekt - auch hier können Ihnen nach und nach Punkte einfallen, die Sie noch verbessern können. 

Prozessoptimierung: Ein Fazit

Prozessoptimierung ist eine gängige Praxis auf der ganzen Welt. Es geht darum, die Effizienz aller in einem Prozess enthaltenen Faktoren zu steigern, ohne die Qualität des Ergebnisses zu verändern. Hier lohnt es sich sehr, die Initiative zu ergreifen und die eigenen Prozesse genauer zu betrachten: Wie kann Ihr Geschäftsablauf reibungsloser gestaltet werden? Wo können Sie Zeit und letztendlich Geld sparen? Mit optimierten Prozessen können Sie heute ein solides Fundament aufbauen, um auch mit der Digitalisierung Schritt halten zu können.

Zudem steht auch Ihr Unternehmen in ständigem Wettbewerb und ist Bedrohungen durch Konkurrenten, disruptive Technologien und sich ändernde Normen ausgesetzt. Prozessoptimierung kann Ihnen dabei helfen, mit der Zeit mitzugehen und sich auf dem Markt dauerhaft zu etablieren.

Falls auch Sie Ihre Unternehmensprozesse mit Software optimieren möchten oder nach Optimierungspotenzial suchen - wir können Ihnen dabei helfen. Die newdirection GmbH steht Ihnen mit ihrer ganzen softwaretechnischen Expertise zur Verfügung. Kontaktieren Sie uns gern unverbindlich für weitere Informationen.