Digitalisieren - aber wie?

Eine Befragung im Rahmen des IW-Zukunftspanels hat ergeben, dass für zwei Drittel der deutschen Unternehmen die Digitalisierung in den nächsten fünf Jahren strategisch einen sehr hohen Stellenwert hat. Gleichzeitig wissen wir aber auch, dass die meisten Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer Produkte, Prozesse und Geschäftsmodelle erst ganz am Anfang stehen. 

Dabei ist die Digitalisierung der Wirtschaft eine Aufgabe, die nicht nur ein hohes Know-how, sondern auch Investitionen erfordert. Viele Unternehmen sehen sich auch mit weiteren Hemmnissen rechtlicher, technischer und wirtschaftlicher Art konfrontiert:

• datenschutzrechtliche Grauzonen
• fehlende rechtssichere Anonymisierung personenbezogener Daten
• Sorge vor unautorisiertem Zugriff Dritter auf die Daten
• Fehlende technische Absicherung
  
• Fehlende Fachkräfte
  
• Sorge um Geschäftserfolg (fehlende Marktplätze)
  
• wettbewerbs- oder kartellrechtliche Hürden
  

Zumindest bei den rechtlichen Hemmnissen könnte der Staat den Unternehmen zu Hilfe kommen. Neue oder präzise Gesetze und Verordnungen beziehungsweise konkrete Unterstützung bei deren Anwendung wären eine enorme Erleichterung.

Doch wie sieht es bei den anderen Punkten aus? Wie kann ein Unternehmen digitalisieren, wenn es nicht weiß, an welchem Punkt es anknüpfen soll?

Digitale Prozesse

Als einer der wichtigsten Stützpfeiler erweist sich die Digitalisierung der Prozesse. Hierbei werden analoge und manuelle Abläufe automatisiert und digitalisiert. 

Digitale Prozesse steigern die Effizienz des Geschäftsmodells, gestalten Abläufe weniger fehleranfällig und setzen wertvolle Ressourcen wie zum Beispiel in Form von Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter frei. Für viele Unternehmen sind digitale Prozesse daher von höchster Priorität. Der Erfolg auf dieser Ebene ist zudem gut messbar, plan- und kalkulierbar.

Hier ist es für Ihr Unternehmen wichtig zu verstehen, dass nicht jeder Geschäftsprozess bei der Digitalisierung oberste Priorität bekommt. Hier hilft es im ersten Schritt, die essenziellsten Prozesse - vielleicht auch diejenigen, die die größten Kosten verursachen - zu identifizieren.  Hier ein paar Bereiche, an denen Sie sich orientieren können:

• Verwaltung (zum Beispiel Stammdaten oder Verträge)
  
• Lieferanten- und Kundenportal
  
• Reklamationsmanagement
  
• Mitarbeiter-Onboarding
  
• interne Abrechnungen & Krankmeldungen

All diese Beispiele lassen sich wunderbar digitalisieren, müssen aber nicht die Priorität in Ihrem Tagesgeschäft darstellen. Die persönliche unternehmerische Relevanz des Prozesses bestimmt, in welcher Reihenfolge Sie das Ganze angehen sollten. 

So gelingt die Digitalisierung

Bevor Sie verschiedene Tools und Software in Ihren täglichen Betrieb integrieren, müssen Sie zunächst darüber nachdenken, was genau Sie von dieser Technologie erwarten. Möglicherweise haben Sie es jedoch eilig, Ihre digitale Transformation so schnell wie möglich voranzutreiben, da Ihre Marktnische sehr wettbewerbsintensiv ist und immer mehr Wettbewerber digital werden. Hier haben wir einige Schritte für Sie, die Sie während Ihrer Recherche- und Planungsphase durchlaufen sollten:

• Wichtige Prozesse identifizieren: Schauen Sie sich Ihre täglichen Prozesse an und überlegen Sie, wie sie miteinander verknüpft sind und interagieren. Priorisieren Sie Prozesse, die eine wichtige Rolle spielen.
• Recherche: Schauen Sie sich genau an, was Ihre Konkurrenten im Alltag besser machen. Was haben Ihre Mitbewerber bereits digitalisiert?
• Ziele setzen, um sich später daran zu messen: Haben Sie wichtige Prozesse identifiziert, die Sie digitalisieren möchten, geht es nun darum, sich konkrete und realistische Ziele zu setzen, die mit der Digitalisierung erreicht werden sollen. 
• Richtige Mitarbeiter auswählen: Sie müssen intern ein produktives Team von Mitarbeitern aufbauen, denen Sie vertrauen können. Idealerweise sollten dies herausragende Mitglieder aus den Abteilungen sein, die Sie digitalisieren möchten.
• Experten zu Rate ziehen: Unternehmen, die die Digitalisierung durchlaufen, vertrauen auf Hilfe von Experten, um Fehler von vornherein zu vermeiden und sich wichtige Impulse von außen zu holen.
• Feedback einholen: Meistens akzeptieren Menschen Veränderungen nicht ohne Weiteres. Auch wenn die Digitalisierung viele Vorteile mit sich bringt, besteht die Möglichkeit, dass einige Ihrer Kunden und Mitarbeiter sie nicht sofort akzeptieren werden. Aus diesem Grund ist es wichtig, sich während des Prozesses bei beiden Gruppen Feedback einzuholen.

Falls auch Sie Ihre Unternehmensprozesse optimieren möchten und nach dem richtigen Partner für die Umsetzung Ihrer Ideen suchen: Die newdirection GmbH steht Ihnen mit ihrer ganzen softwaretechnischen Expertise zur Verfügung. Bei Fragen oder einem konkreten Anliegen können Sie sich gern direkt mit uns in Verbindung setzen.