Die Verwaltung einer großen Fahrzeugflotte ist anspruchsvoll: Unterschiedliche Standorte, ständig wechselnde Kunden und eine Vielzahl an Prozessen rund um Vermietung, Schäden und Abrechnungen müssen zuverlässig gesteuert werden. Genau hier stand Car Controlling vor einer zentralen Herausforderung. Ein System wurde benötigt, das die komplette Verwaltung der Fahrzeuge abdeckt – von der Übergabe an den Kunden über die Protokollierung des Fahrzeugzustands bis hin zur Schadenserfassung und Auswertung im Controlling.

Problem

Bislang fehlte eine durchgängige digitale Lösung, die alle beteiligten Teams gleichermaßen unterstützt. Der Check-in und Check-out der Fahrzeuge war aufwendig, Zustandsprotokolle wurden nicht einheitlich erfasst, und die zentrale Verwaltung von Benutzern, Stationen und der gesamten Flotte war nur eingeschränkt möglich. Hinzu kam, dass das System sowohl mobil auf Tablets als auch klassisch auf Desktop-Rechnern funktionieren sollte. Car Controlling brauchte also eine flexible, benutzerfreundliche und zukunftsfähige Lösung, die die gesamte Prozesskette integriert und Transparenz schafft.

Lösung

Die erfolgreiche Zusammenarbeit mit Car Controlling basiert auf drei Säulen: einer schnellen und durchgängigen Digitalisierung der Serviceprozesse, transparenter Abbildung und Kontrolle im Controlling sowie einer zukunftssicheren Verwaltung durch zentrale Administration.

Digitale Prozesse für das Service-Team

Innerhalb kurzer Zeit wurde der Check-in und Check-out der Fahrzeuge digitalisiert. Das Service-Team kann nun alle relevanten Informationen wie Kundendaten, Mietzeiten, Kilometerstände, Tankfüllungen oder Schäden direkt erfassen. Fotos dokumentieren den Zustand eindeutig, und aus allen Angaben wird automatisch ein Protokoll erstellt, das sowohl der Station als auch dem Kunden sofort zur Verfügung steht. So entsteht Transparenz ohne Medienbrüche.

Kontrolle und Nachvollziehbarkeit im Controlling

Das Controlling-Team hat mit der neuen Lösung jederzeit Zugriff auf Zustandsberichte und kann diese prüfen, berichtigen und archivieren. Schäden werden direkt in die Fahrzeugakte übernommen und lassen sich mit Statusangaben wie „aktuell“, „behoben“ oder „gelöscht“ nachverfolgen. Damit wird die gesamte Schadenhistorie zentral und nachvollziehbar dokumentiert – eine deutliche Vereinfachung für die tägliche Arbeit.

Zukunftssichere Verwaltung und Reporting

Für die Administration wurden zentrale Funktionen zur Benutzerverwaltung sowie zur Pflege von Fahrzeug- und Stationsdaten geschaffen. Alle Daten werden sicher archiviert und können für Auswertungen nach Excel oder PDF exportiert werden. Damit ist das System nicht nur für den aktuellen Bedarf ausgelegt, sondern auch flexibel und erweiterbar für zukünftige Anforderungen.

Wertsteigerung

Die Zusammenarbeit mit Car Controlling zeigt, wie aus klaren Anforderungen eine umfassende digitale Lösung entstehen kann, die den Alltag spürbar erleichtert. Die automatisierten Protokolle minimieren Zeit und Ressourcen, die zentrale Datenhaltung schafft Transparenz, und die Kombination aus mobiler Nutzung und Desktop-Anwendung macht die Arbeit für Service- und Controlling-Teams effizienter.

Mit dem neuen System hat Car Controlling eine Plattform, die nicht nur den aktuellen Anforderungen entspricht, sondern auch flexibel für die Zukunft gerüstet ist. Die enge Zusammenarbeit mit der new direction GmbH sorgt dafür, dass das System kontinuierlich gepflegt und weiterentwickelt wird – ein langfristiger Mehrwert für das Unternehmen und seine Kunden.

Solche und ähnliche Lösungen setzen wir bei der new direction GmbH schnell und zuverlässig um. Bei Fragen oder einem konkreten Anliegen können Sie sich gern direkt mit uns in Verbindung setzen.