Möchten auch Sie, dass Ihre Mitarbeiter keine Schritte in Arbeitsabläufen überspringen, Details übersehen oder Aufgaben unnötig wiederholen? Dann wäre es wichtig, Ihre Prozesse mithilfe von Software zu optimieren und zu standardisieren. So können Sie es schaffen, dass Ihre Geschäftsprozesse Compliance und Konformität in der Arbeitsweise gewährleisten.

In unserem Blogartikel zeigen wir Ihnen, wie Prozessoptimierung mit Software Ihr Unternehmen zu mehr Produktivität, Effizienz und Zuverlässigkeit führen kann.

Prozesse mithilfe von Software optimieren: Lohnt sich das?

Prozessautomatisierung verwendet Software, um sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren, die manuellen Aufwand erfordern. Viele Unternehmen verwenden solche Software für Funktionen, um die Bemühungen der Mitarbeiter auf andere wichtige Aktivitäten lenken zu können, um zum Beispiel mehr Umsätze zu generieren. Es gibt insgesamt eine große Anzahl von Geschäftsprozessen, die heute in vielen Fällen stark automatisiert werden können. Beispiele hierfür könnten sein:

• Marketing und Vertrieb: Automatisierte Marketing-E-Mails, Verkaufsangebote, Verkaufsverfolgung und Berichte
  
• Verwaltungsaufgaben: Automatisierte HR-Funktionen wie die Gehaltsabrechnung, Zeiterfassung, Berechnung des Steuereinbehalts und Zahlungsabwicklung
  
• IT- und technische Services: Automatisierte Wartungs- und Statusberichte, Problemtickets und -lösungen 
  
• Vertrieb/Logistik: Automatisiertes Versandrouting, Etikettierung und Sendungsverfolgung
  

Mit der Prozessoptimierung sind zudem viele Vorteile verbunden:

• Betriebliche Effizienz: Sie können den mit Prozessen verbundenen Arbeitsaufwand reduzieren und/oder sogar Lohnkosten senken
  
• Produktivität: Beschleunigen Sie Prozesse, damit die Arbeit schneller und mit weniger Wiederholungen abgeschlossen wird
  
• Bessere Personalzuweisung: Mitarbeiter können einer Arbeit zugewiesen werden, die besser zu ihren Talenten passt. Mitarbeiter sind zufriedener mit ihrer Arbeit und Arbeitgeber profitieren am meisten vom Talent jedes Einzelnen.
• Kostensenkung: Die effiziente Nutzung der Zeit gibt Unternehmen die Möglichkeit, die Leistung zu steigern, ohne die Belegschaft zu erweitern, oder die Lohnkosten zu senken und die Leistung auf dem gleichen Niveau halten zu müssen
• Mehr Zeit für Innovation: Eine solche Software kann die Frustration der Mitarbeiter abbauen und ihnen mehr Zeit im Arbeitsalltag verschaffen, was die Arbeit tendenziell beschleunigt, Problemlösungen fördert und Innovationen vorantreibt
  
• Besserer Überblick: Die Führung bekommt die Möglichkeit, einen Geschäftsprozess genau zu verfolgen und die einzelnen Schritte zu verstehen. Dies erleichtert die Verfeinerung von Prozessen für schnellere und bessere Geschäftsergebnisse. 

Prozessoptimierung: Beispiel anhand eines Kunden

Um Ihnen das Prinzip besser verdeutlichen zu können, möchten wir am Beispiel eines Kunden zeigen, wie viel Nutzen ihm eine Prozessoptimierung mithilfe von Software gebracht hat. 

Bei einem deutschen Autohersteller war im Rahmen der EMV-Messungen von Fahrzeug-Steuergeräten während der Dokumentation ein Zusammenfassen von Informationen aus verschiedensten Bereichen notwendig gewesen. Fehlende Schnittstellen zwischen den Bestandstools führten jedoch dazu, dass die Informationen aufwändig per Hand zu einem Bericht zusammengefügt werden mussten. Mindestens zwei Mitarbeiter mussten zudem die Messung ununterbrochen betreuen, um Messfehler möglichst gering zu halten.

Wir unterstützten zunächst die interne EMV-Abteilung bei der Erstellung eines Lösungskonzepts. Im Anschluss wurde die Softwarelösung von uns umgesetzt und in Zusammenarbeit mit der internen EMV-Abteilung sowie den Systempartnern in Betrieb genommen.

Im Nachgang führte die new direction die Schulung der Benutzer durch. Wir sind seitdem auch für die Wartung und Erweiterung der Lösung zuständig.

Das Ziel der Zusammenarbeit war es, die Messergebnisse zu optimieren und die Ressourcen zu minimieren. Ist dies letztendlich auch gelungen?

Das Ergebnis kann sich sehen lassen: Die Softwarelösung sorgt seit ihrer Einführung für eine automatisierte, lückenlose Überwachung aller Systeme. Alle relevanten Ereignisse werden in Echtzeit automatisch protokolliert.

Durch Systemunabhängigkeit ist die Lösung auch am Laptop einsetzbar und je nach gekoppeltem System auch rein zur Fehlerspeicheranalyse oder Visualisierung einsetzbar.

Die Softwarelösung hat zudem den Aufwand des Messpersonals erheblich reduziert. Die Aussagefähigkeit des Protokolls profitiert von einer höheren Genauigkeit.

Fazit

Automatisierte Geschäftsprozesse sind unerlässlich, um Flexibilität, Effizienz und Nachhaltigkeit zu entwickeln und wettbewerbsfähig zu bleiben. 

Falls auch Sie Ihre Unternehmensprozesse mit Software optimieren möchten und nach dem richtigen Partner für die Umsetzung Ihrer Ideen suchen: Die new direction GmbH steht Ihnen mit ihrer ganzen softwaretechnischen Expertise zur Verfügung. Bei Fragen oder einem konkreten Anliegen können Sie sich gern direkt mit uns in Verbindung setzen.