Wer tagtäglich hunderte von Fahrzeugen professionell aufbereitet, braucht reibungslose Prozesse – nicht nur auf der Fläche, sondern auch im Hintergrund. Unser Kunde, einer der führenden Anbieter für Fahrzeugaufbereitung in Deutschland, bietet maßgeschneiderte Services für Autohäuser, Flottenbetreiber und Privatkunden. Doch im Hintergrund bremste ein überholter Prozess die Effizienz: Der Export von Auftragsdaten erfolgte manuell – und verursachte nicht nur vermeidbare Kosten, sondern auch Risiken im Bereich der Revisionssicherheit.

An diesem Punkt kam die new direction GmbH ins Spiel – mit einem klaren Ziel: Prozesse vereinfachen, Kosten reduzieren und eine nachhaltige Lösung schaffen.

Problem

Unser Kunde stand vor einer typischen Herausforderung in gewachsenen IT-Strukturen: Die Auftragsdaten wurden bislang manuell exportiert und per FTP übertragen. Dieser Ablauf war nicht nur aufwendig, sondern verursachte laufende Zusatzkosten und entsprach nicht den Anforderungen an eine moderne, revisionssichere Datenablage.

Die Zielsetzung war daher klar definiert: Eine automatisierte Lösung sollte die Daten exakt dort ablegen, wo bereits andere Belege wie Rechnungen verwaltet wurden – im SharePoint-System des Unternehmens. Dadurch sollten sowohl manuelle Schritte als auch unnötige Aufwände dauerhaft entfallen.

Lösung

Die Lösung, die wir gemeinsam mit dem Kunden realisiert haben, basiert auf drei zentralen Komponenten: Systemintegration, Prozessautomatisierung und kontinuierlicher Erweiterbarkeit.

Nahtlose Integration und automatisierter Datenexport

Wir entwickelten eine spezifische Exportfunktion, die direkt mit dem vorhandenen SharePoint-System verbunden ist. Die Auftragsdaten werden nun automatisiert übertragen und dort abgelegt, wo auch die debitorischen Belege verwaltet werden. So entsteht ein zentraler und strukturierter Datenbestand, der jederzeit zugänglich und revisionssicher ist – ganz ohne manuelle Zwischenschritte oder separate Übertragungstools.

Erweiterte Nutzung und durchdachte Archivierung

Der Anwendungsbereich der neuen Lösung wurde in enger Abstimmung mit dem Kunden erweitert: Auch Rechnungsbelege werden jetzt automatisiert ins System übertragen – inklusive einer Trennung zwischen debitorischen und kreditorischen Vorgängen. Alle Übertragungen werden protokolliert und in einer eigens entwickelten Tabelle dokumentiert. Diese enthält alle relevanten Informationen wie Belegnummer, Datum und Status der Übertragung und ermöglicht bei Bedarf den gezielten erneuten Versand einzelner Datenpakete.

Kontinuierliche Weiterentwicklung

Die Exportfunktion ist Teil eines größeren Systems, das wir gemeinsam mit dem Kunden kontinuierlich weiterentwickeln. Die neue Lösung ist damit nicht nur eine punktuelle Verbesserung, sondern ein strategischer Schritt in Richtung durchgängig digitalisierter Prozesse.

Wertsteigerung

Durch die automatisierte Lösung entfallen nicht nur manuelle Arbeitsschritte – auch wiederkehrende Kosten für externe Übertragungslösungen gehören der Vergangenheit an. Die revisionssichere Ablage in SharePoint schafft Transparenz und Nachvollziehbarkeit, während die klare Strukturierung der Daten die tägliche Arbeit erleichtert. Für unseren Kunden bedeutet das: effizientere Prozesse, reduzierte Kosten und ein solides Fundament für zukünftige Digitalisierungsmaßnahmen.

Solche und ähnliche Lösungen setzen wir bei der new direction GmbH schnell und zuverlässig um. Bei Fragen oder einem konkreten Anliegen können Sie sich gern direkt mit uns in Verbindung setzen.

Hinweis: Unser Kunde möchte anonym bleiben.